北京大学医学出版社ERP项目的实施与应用

时间:2019-03-25 08:25:10 来源:崇信新闻网 作者:匿名
  

北京大学医学出版社ERP项目的实施与应用

作者:未知

摘要:经过一年多的努力,北京大学医学出版社ERP项目系统成功投入运行,用于日常生产活动。本文讨论了ERP项目的论证,规划,实施和应用,总结了收益和损失,旨在为兄弟出版社实施ERP项目提供参考和参考。

关键词:出版企业;企业信息化;企业资源规划

一,ERP项目实施的背景

企业资源规划(ERP)是美国Gartner集团在1990年提出的一个概念,作为制造资源规划的后续愿景。作为下一代MRPII,它继承了MRPII的所有优点。其核心功能是规划和控制。它可以有效地分配企业资源,包括人力,物力和资金,根据生产过程的时间表,规范生产过程,实时收集生产过程中产生的数据,并对其生产和成本进行总结和分析。企业。规划和控制提供数据支持,从而改善企业的精细化管理,提高企业的生产效率和管理水平。

自20世纪80年代后期以来,国际出版公司逐渐意识到优化供应链和利用信息技术提高管理效率和水平已成为企业成功的重要帮助。在国际出版公司,如Wolters Kluwer,Elsevier,Springer等出版集团都采用并实施了ERP。他们使用的ERP涵盖了编辑,印刷,出版,出版,库存,人力资源,财务等出版过程中的主要环节,实现了各环节综合管理的信息系统,基本实现了图书出版生产。处理。数据流中的“没有纸”。在中国,大多数出版商只对某些工作流程或链接进行信息管理,尚未形成涵盖图书出版主要过程各个方面的综合管理和信息化。北京大学医学出版社(以下简称“北方医学会”)在项目实施前没有形成生产环节综合管理的信息系统。首先,由于信息管理系统不用于编辑和打印,因此编辑和打印工作生成的数据主要由纸质文档管理。这些数据的管理和使用效率非常低,无法实现数据重用和共享。 。其次,由于信息管理系统并未涵盖出版业务的整个过程,信息孤岛的出现导致业务链接之间的数据交换非常困难。编辑和打印业务不与财务和发行服务统一管理,导致相同的数据被多次维护,并且每次维护只能手动输入,并且数据不能随生产过程一起传输。最后,由于没有覆盖整个发布过程的集成管理信息系统,决策层无法及时有效地获取业务数据,导致出版商无法对生产进行高级精细化管理,如无法执行单书成本计算;准确,合理,无经验的数据规划,配置和管理;未能通过数据挖掘估算销售市场。

所有这些问题都成为北医学会管理和管理水平提高的障碍,阻碍了出版社的健康发展。 2013年初,北一社批准该项目开展北方医学院ERP项目的建设。经过一年多的努力,北方医疗ERP项目顺利完成并投入使用,为出版社的进一步健康发展提供了有力保障。

第二,在线准备和实施ERP系统

1.解决方案的选择

目前,国内出版社用于覆盖整个生产过程的大多数ERP系统是UF,金蝶和云宁等几家公司的产品。一些出版商已经独立开发了自己的ERP系统。根据实际情况,北方医学会成立招标专家组,公开招标社会,全面考虑产品的实用性,与出版过程的一致性,可扩展性,易维护性,以及维修费用。 UFIDA的NC系统(UFIDA NewCentury)被用作解决方案。

2.人员配备

ERP项目的实施是与出版社的生产环节相关的系统工程。许多问题都源于生产活动的具体细节。如果处理不好,不仅会影响项目实施进度,还会妨碍日常生产的正常生产。 。因此,有必要建立一个分工明确,责任明确的实施管理团队,建立畅通的沟通和反馈渠道。为了确保项目的开展,北方医学会成立了ERP项目实施团队,总裁为团队负责人,总编辑为副负责人,出版人信息技术总监负责项目负责人;然后从编辑部,编辑部,财务部,出版部,发行部和仓库中选出1-2个业务骨干作为团队成员,作为系统实施中的典型用户。同时,出版社建立了定期会议制度,每周定期举行一次会议,并根据实际情况增设会议。

项目负责人与实施方合作,负责双方的沟通与协调。它负责组织人员组织和转换数据。系统联机后,将由系统管理员负责系统的日常维护和问题处理。

典型用户负责实施方的需求分析,部门数据在项目主管的指导下组织。系统进入测试阶段时,系统负责测试。

3.流程修饰和系统配置

UF数控系统的指导原则是为用户提供标准的模块化产品。用户根据自己的需求进行配置,最终形成符合自己生产流程的ERP系统。整合过程类似于“构建块”,UF NC系统提供“构建块”,出版社“命令”实施团队构建。 “命令”过程基于标准化术语和各种形式。整个过程是一个梳理过程然后根据梳理结果进行配置的过程。

与其他出版社一样,北一社在日常生产活动中形成了一套具有自身特色的生产业务流程。 “梳理”工作是抽象和标准化这个真实世界的过程,然后通过NC系统中提供的表格,工作流程和批准流程等组件在系统中表达。

根据实际情况,北一医药有限公司在图书编辑模块中配置了出版过程(发行)发布流程,外部图书(发行)发布流程,再版书(发行)流程的业务流程。 ,配置主题声明,重印声明,主题信息变更申请等,标题选择表格,转载申报表,项目信息登记表,出版合同审批表,第三方清单,问题的配置清单,封面设计表,编辑学校转移订单,质量检验单,样本信息登记表,印刷价格审批表,印刷施工单和其他流通文件。在财务和供应链模块中,配置纸张采购过程,书籍销售过程,支付过程,编目处理费用支付过程和生产费用支付过程。

应该注意的是,在配置系统时,您应首先配置基本文件,然后配置文档,最后配置工作流程和批准流程的顺序。

4.数据加载系统配置仅相当于“房屋”。它需要配备“家具”和“人员”,以使整个系统工作。静态数据相当于“家具”,包括:图书档案,作者信息,人事档案,图书类别,库存分类,开放类型等; “中间状态”动态数据就像“人员”一样,他们会跟随业务进行更改,例如帐户不足,未结算订单,未打印的书籍和印刷的无库存书籍。在采用数控系统之前,这些数据分散在各部门之间。有人管理的数据是将分散的数据组织成标准格式的数据形式,最后使用数据传输平台将数据加载到系统中。

根据自身情况,北易医疗有限公司开发了商家信息,作者信息表,项目信息登记表,库存期表,成本卡表,在途订单等电子表格,并分发各种业务。 excel形式的部门,这是典型的用户。在导演的指导下填写报告。完成的表格汇总到项目主管并处理成测试系统。在测试系统中执行几个典型的业务模拟,并通过诸如库存,财务总帐,库存会计和成本计算等模块验证数据。如果发现问题,将及时追溯,找出原因并予以纠正。经过多次迭代后,测试系统配置的流程,表单,批准流程和数据都适合现实世界的业务。

5.试运行和平行阶段

加载数据后,典型用户需要针对测试系统中的实际过程执行模拟操作。调试阶段应该有足够的时间跨度,业务流程模拟必须具有代表性。在试运行阶段之后,在系统正式激活之前,有必要对发布者进行集中培训。训练后,使用正式系统。考虑到可能存在的问题,原始信息系统需要与正式系统并行一段时间。在并行期间,正式系统应该定期进行数据备份工作。然而,并行阶段中新旧系统的同时操作将增加操作员的工作量。因此,在业务过于集中的时候不应选择并行阶段,并行时间不应太长。6.在线验收

经过试运行和并行阶段,出版人员熟悉系统,工作习惯逐步发展,系统逐步进入正式运行状态。数据由库存,财务总帐,库存会计和成本计算等模块进行验证。组织专家接受系统后,系统即可正式投入运行。

三,ERP系统在线和应用

1.实现编辑,印刷,出版和财务诚信的信息流管理。

数控系统正式通过后,北方医学会,主题选择,审批,出版合同,第三次试验,手稿,CIP和书号申请,封面设计,校对,排版,印刷,产品仓储,书籍销售,销售返回根据连续的依赖关系,部分,仓库管理和其他链接集成在生产时间轴上。管理人员可以实时监控所选主题的操作,材料和人力的分配以及产品的销售,从而有序,高效地决策和控制生产过程。

2.实现了图书成本核算

所选项目获得批准后,系统将根据所选项目声明信息生成相应的库存信息和成本卡。随着生产过程的进行,将在相应的成本卡下及时收集该主题的成本。收集的总成本除以总存储量以获得单位成本。出售本书时,该单位成本可用于计算销售成本结转,从而实现单一成本利润核算。考虑到书的成本不均匀且单位成本低于实际情况,系统提供估计机制。例如,当印刷书籍时,出版部门仅确定纸张的类型和数量,并且系统根据购买纸张时的单价估算印刷的材料成本并存储具有估计的成本卡。标记。当出版部门正式与印刷厂结算时,系统将自动抵消估计的材料费并将实际的材料费记录到成本卡中。如果在记录实际成本之前出售该图书,则销售成本结转是按估计成本计算的单位成本。当实际成本输入到成本卡中时,系统会自动计算实际单位成本和已经发生的销售成本。继续调整订单,确保账面成本核算的准确性和及时性。

3.定制报告系统大大提高了生产管理效率北方医学会充分利用数控系统提供的二次开发工具,根据自身需求定制大量查询报告,大大扩展ERP系统功能,方便用户使用,提供数据支持。管理者的决策。例如,定制报告选择表格是定制的,编辑服务可以方便地在一定时间内汇总和打印所选择的主题信息,以便为所选择的审批委员会的每个成员提供参考;定制书号申报信息汇总表,方便编辑需要通知号的主题信息的批量选择直接提交并通过申报系统提交,从而减少了编辑工作的工作量和人为错误的机会;定制新书主要信息汇总表,便于发行人在不发行新书的情况下总结相应的商家。情况,及时发布新书;定制图书信息汇总表,该表包括图书的基本信息,图书成本信息,图书销售信息,方便及时了解其主题的制作和销售情况,该表也可应用于数据挖掘提供数据支持,以掌握本书的市场趋势。